＜専門家＞を作る情報共有
こんにちは。タスクの山田です。
コラムではクラウドで解決したい・解決したいろんなことをご紹介していきます。
さて、組織の中での情報を蓄積、できていますか？
コミュニケーションが取れていれば情報共有は意外と問題ありません。しかし、新しく組織に入ってくるメンバーにとって蓄積された情報が共有できないと、最初のスタートアップや引継ぎの漏れの回避率といった生産性に大きく影響します。
しかし、「情報共有」と聞くと、こんなことを思いませんか？
- 情報共有は賛成。実践しているけど、自分の情報を提供しているだけになっている
- 組織全体でやろうと、具体的に着手すると、手間がかかる上にそんなに効果がない
- 面白そうだけど、新しく売り上げが出るわけじゃないし、積極的にはちょっと
こんな風に必要性はわかっているけれど、なかなか手が出ない、と思っている方も多いのではないでしょうか？
わが社が陥った情報共有の負のスパイラル！
金沢クラウド.comを運営する株式会社タスクでも情報共有のためのツールを導入し、そして失敗してきました。
例えば、部分的にSNSを活用したり、社内通知を共有するためのポータルサイトを利用したり、業務用に内部Wikiを作成したり……。
けれど結果的には、次のような問題が起きてしまいました。
- 情報を公開しても、参照されない
- ユーザーが発信しない
- 情報が陳腐化したものばかりで、見る価値がない
- 古いのか新しいのか分からず、信頼出来る情報か分からない
新しい情報を発信し続けることが難しく、SNSは塩漬け、ポータルサイトは総務・庶務の情報が定期的に更新されるだけ、Wikiは古い情報から更新されない……といった悲惨な状態になってしまいました。
結果、私たちは「発信されない→見る人がへる→見る頻度が落ちる→使わない（発信されない）」の負のスパイラルに陥ったのです。
自分のための情報蓄積からスタート
それでもやっぱり情報は共有したい。そこでまず、「誰かのために発信する」から「自分のために情報を蓄積する」という考えからにシフトしました。
情報共有を目的に据えると、共有する際に伝わりやすさを考慮して、ドキュメントを作る際に時間がかかってしまいがちです。慣れていないスタートの段階ではなおさらですね。
誰かにわかりやすい形で共有するというのは大切な考え方ですが、社内のメンバーであればある程度業務の知識はありますし、わからなかったとしても共有したメンバーに質問することも出来ます。
ですから、＜発信する＞ことはやめて、自分のためのメモを作り、そこに誰かが覗きにいく、という考え方に変えました。
自分のために手順や使い方、方法、作ったドキュメントを溜め込むのは今までの業務でもやってきていた事です。ただ、そういったノウハウはパソコンのハードディスクの中に貯まっていくのが常でした。
それを、共有する。共有する為に利用したツールはEvernote Businessです。
Evernote Businessではクラウド上に情報を保存するため、スマホからでも編集・閲覧できるので、ちょっとしたメモをとるといった蓄積も可能です。
＜資料を作る＞＜手順をちょっとメモする＞といった作業は今までと変わらないので、情報は蓄積と同時に、最新の情報が共有されるはじめます。メモを覗いたメンバーが分からないことを聞くことも増え、自然と組織内のコミュニケーションが活発になりました。
Evernoteではドキュメントの内容も検索で引っ張ってこれるため、文書管理も兼ね始めました。
しりたい分野の専門家が浮き出てくる！
情報を溜め込んでいくうち、該当のキーワードに詳しいメンバーが分かってきました。
社内でスキルがあっても、スキル表に記載されていないようなちょっとした得意分野を持っている人材を発掘できるようになったのです。
Evernote BusinessではGoogleの検索エンジンと連動して、情報を作成したユーザから社内の専門家をピックアップしてくれます。
例えば、Googleの検索エンジンから特定のキーワードを検索した場合、そのキーワードを含むノートを多く作成しているユーザをピックアップします。今までは一から調べていたり、勉強しなおしていたり、と他のメンバーが一度経験した内容をもう一度踏み、さらに情報収集にも時間を要していたところが、その分野に明るいメンバーへ直接聞けるので、情報収集の時間が大幅に削減され、社内のノウハウ共有が進んだのです。
タスクではEvernote Business で情報蓄積→共有を進めることで、ノウハウの継承が実現し、作業効率がアップしました。
組織のなかで個人で情報を管理しがち、というと欠点に見えますが、頼れる専門家が育っているという証拠です。
知識だけでなく専門家の存在を共有できるしくみがあると、効率アップとともにコミュニケーションが活発になるので、おすすめです。
